Trước Tết, nhiều nhà buôn dọn sạch kho, xả bớt hàng cũ và chốt lại sổ hàng hoá, với quan niệm không mang cái cũ, cái tồn đọng sang năm mới. Nếp ấy có gốc từ tục dọn nhà cuối năm chung của người Việt và người Hoa, nhưng ở cửa hàng nó gắn với một việc rất thật: kiểm kê để biết năm qua lời lỗ ra sao và năm tới nên nhập gì.
Bài này kể vì sao người buôn bán coi trọng chuyện dọn kho trước Tết, rồi đi vào cách làm: dọn theo trình tự nào, phân loại hàng tồn ra sao, giữ lại giấy tờ gì, chốt sổ thế nào. Chuyện tẩy uế, xông cửa hàng thuộc một chủ đề khác và không bàn ở đây.
Vì sao nhà buôn dọn kho trước Tết
Dọn dẹp nhà cửa vào tháng Chạp là tục chung của nhiều dân tộc dùng âm lịch. Người Việt lau bàn thờ, quét mạng nhện, sơn lại cổng; người Hoa có tục quét nhà cuối năm mà sách phong tục thường gọi là "tảo trần", nghĩa là quét bụi. Ý chung là tiễn cái cũ, đón cái mới cho sạch sẽ.
Với người buôn bán, nhà và tiệm nhiều khi là một, nên dọn nhà cũng là dọn tiệm. Nhưng kho hàng có lý do riêng để được dọn kỹ hơn. Tháng cuối năm là mùa hàng Tết, hàng về nhiều nhất năm, kho phải có chỗ. Hàng cũ nằm chắn lối thì hàng mới không có chỗ để, người làm lấy hàng chậm, khách phải chờ.
Lý do thứ hai là sổ sách. Trước khi có phần mềm quản lý, cách duy nhất để biết tiệm còn bao nhiêu hàng là đếm. Đếm hàng cả năm một lần, đúng dịp dọn kho cuối năm, trở thành thói quen của nhiều gia đình buôn bán. Kết quả kiểm kê cho biết hàng nào bán chạy, hàng nào nằm im, tiền vốn đang chôn ở đâu.
Quan niệm "không để hàng cũ ăn Tết" vì thế vừa có màu tục lệ vừa có lõi kinh tế. Theo cách nghĩ dân gian, kho đầy hàng ế là điềm năm sau còn ế; nhìn bằng con mắt làm ăn thì hàng nằm lâu là vốn chết, càng để lâu càng mất giá. Hai cách nhìn đi đến cùng một việc: xử lý hàng tồn trước Tết.
Hàng tồn và tâm lý "không để hàng cũ sang năm"
Tâm lý muốn sạch kho trước Tết có mặt tốt và mặt dở. Mặt tốt là nó buộc chủ tiệm nhìn thẳng vào những món nhập sai, những món đã lỗi mốt, những món sắp hết hạn, thay vì cứ để đó với hy vọng mai mốt bán được.
Mặt dở là nó có thể đẩy người ta xả hàng quá tay. Có món chỉ là hàng theo mùa, ra Giêng vẫn bán đúng giá; bán tháo trước Tết chỉ vì kiêng là tự cắt lời của mình. Có món là hàng dự trữ cho đầu năm, xả đi rồi ra Giêng lại phải nhập giá cao hơn. Một đợt xả hàng tốt cần phân biệt được hàng ế thật và hàng chỉ đang chờ mùa.
Cách xử lý hàng tồn của nhà buôn xưa cũng khá đa dạng, không chỉ có bán rẻ. Có nhà đổi hàng với bạn hàng khác: món mình ế lại là món tiệm kia đang thiếu. Có nhà trả lại cho mối với giá thoả thuận. Có nhà gom hàng lỗi nhẹ để biếu người làm, người nghèo trong xóm trước Tết, vừa nhẹ kho vừa giữ tình làng nghĩa xóm.
Ngày nay có thêm kênh bán online, bán theo combo, bán cho tiệm ở vùng khác nơi món đó còn hợp. Điều quan trọng là quyết định dựa trên số liệu kiểm kê chứ không dựa trên cảm giác "kho đầy là xui". Một kho đầy hàng đúng mùa là kho đang làm việc; một kho nửa trống mà toàn hàng chết mới đáng lo.
Trình tự dọn kho và kiểm kê cho tiệm nhỏ
Trình tự này hợp với tiệm có một kho nhỏ hoặc gác lửng chứa hàng. Nên làm vào đầu hoặc giữa tháng Chạp, trước khi hàng Tết về dồn dập.
- Chọn ngày ít khách và báo trước cho người làm. Kiểm kê cần ít nhất hai người: một đếm, một ghi.
- Dọn lối đi trước, đếm sau. Mang những thùng chắn lối ra một chỗ tạm, mở lối để đi lại an toàn và nhìn được toàn bộ kệ.
- Đếm theo khu, theo kệ, đánh dấu khu đã đếm bằng giấy dán hoặc dây buộc. Không đếm nhảy cóc, dễ sót và dễ trùng.
- Ghi ngay ba thông tin cho mỗi mặt hàng: số lượng, tình trạng (mới, móp, lỗi), và hạn dùng nếu có.
- So số đếm với sổ hoặc phần mềm. Chỗ nào lệch nhiều thì đếm lại ngay hôm đó, khi trí nhớ còn mới.
- Phân loại hàng thành nhóm theo bảng ở mục dưới, rồi quyết định cách xử lý từng nhóm.
- Lau kệ, sắp lại theo nguyên tắc hàng vào trước bán trước: hàng cũ ra phía ngoài, hàng mới vào phía trong.
- Ghi số tồn cuối năm vào trang mới làm số đầu kỳ cho năm sau.
Đếm hàng là việc chán, nhưng làm đúng một lần mỗi năm thì những lần sau nhẹ hơn nhiều. Nhiều chủ tiệm kể rằng chỉ sau buổi kiểm kê đầu tiên họ mới biết mình đang chôn vốn ở những món gì.
Phân loại hàng tồn và cách xử lý trước Tết
Bảng dưới gợi ý cách chia nhóm. Tên nhóm có thể đổi theo ngành hàng của bạn; quan trọng là mỗi nhóm có một cách xử lý riêng.
| Nhóm hàng | Dấu hiệu | Cách xử lý gợi ý |
|---|---|---|
| Hàng bán đều | Có xuất đều đặn trong năm | Giữ, xếp ra chỗ dễ lấy, tính lượng nhập thêm cho mùa Tết |
| Hàng theo mùa | Bán mạnh vào một mùa nhất định | Không cần xả; cất gọn, ghi lại để mùa tới bán |
| Hàng chậm | Nằm trên kệ lâu nhưng còn tốt | Bán kèm, giảm giá vừa phải, đổi với bạn hàng |
| Hàng sắp hết hạn | Còn ít thời gian sử dụng | Ưu tiên bán trước, ghi rõ hạn cho khách; quá hạn thì không bán |
| Hàng lỗi nhẹ | Móp hộp, phai màu, thiếu phụ kiện | Bán đúng tình trạng, nói rõ với khách; hoặc trả mối theo thoả thuận |
| Hàng hỏng, quá hạn | Không còn dùng được | Loại bỏ theo đúng cách, nhất là pin, hoá chất, đồ điện; ghi giảm trong sổ |
Hàng quá hạn sử dụng thì không bán dù giảm giá bao nhiêu. Đó vừa là quy định với thực phẩm, mỹ phẩm, vừa là chuyện giữ tiếng của tiệm. Một khách mua phải hàng quá hạn dịp Tết sẽ kể với cả họ hàng.
Chốt sổ hàng và mở sổ mới cho năm mới
Ba quyển sổ cần chốt. Tiệm nhỏ thường có ba thứ cần chốt: sổ hàng (tồn kho), sổ tiền (thu chi) và sổ nợ (phải thu, phải trả). Chốt sổ hàng đi cùng kiểm kê; chốt sổ nợ đi cùng đối chiếu với bạn hàng; chốt sổ tiền là cộng lại thu chi cả năm.
Đừng sửa số cho đẹp. Có người ngại thấy số lỗ trong sổ cuối năm nên ghi sửa cho tròn. Làm vậy thì năm sau không biết mình thật sự đứng ở đâu. Số xấu ghi đúng còn có ích hơn số đẹp ghi sai.
Mở trang mới bằng số đầu kỳ. Trang đầu của năm mới ghi số tồn hàng, số tiền mặt, số nợ đã chốt. Đó là điểm xuất phát rõ ràng. Nhiều gia đình buôn bán coi việc mở sổ mới đầu năm như một nghi thức nhỏ, làm cẩn thận, viết nắn nót.
Ghi lại vài bài học. Cuối trang chốt, viết vài dòng: món nào nhập sai, mùa nào bán chậm, bạn hàng nào đáng tin. Một trang ghi chú như vậy là tài sản thật của tiệm, giá trị hơn mọi lời đoán vận năm mới.
Chụp lại hoặc sao lưu. Sổ giấy nên chụp ảnh các trang chốt; phần mềm nên xuất bản sao lưu. Tháng Chạp nhiều việc, mất sổ lúc này là mất cả năm số liệu.
Đừng vứt những thứ này khi dọn kho
Dọn kho hăng quá dễ bỏ nhầm giấy tờ quan trọng lẫn trong thùng cũ. Trước khi dọn, gom riêng những thứ sau vào một hộp:
- Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất nhập, chứng từ chuyển khoản trong năm, cần cho việc kê khai và đối chiếu.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy đăng ký kinh doanh, các giấy phép liên quan đến ngành hàng.
- Phiếu bảo hành của thiết bị trong tiệm như tủ lạnh, tủ đông, máy lạnh, máy tính tiền.
- Sổ ghi khách quen, số liên lạc của mối hàng, thợ sửa chữa.
- Mẫu hàng, catalogue của nhà cung cấp mà bạn còn có thể đặt lại.
- Bao bì, hộp gốc của hàng có thể phải trả lại hoặc đổi bảo hành.
- Chìa khoá dự phòng, mã két, mật khẩu thiết bị ghi trên giấy, cần cất vào chỗ an toàn chứ không bỏ lẫn.
Thời hạn phải lưu giữ chứng từ kế toán do pháp luật quy định; nếu không chắc, hãy hỏi người làm kế toán trước khi huỷ bất cứ giấy tờ nào.
Chia việc dọn kho với người làm cho công bằng
Dọn kho cuối năm thường rơi vào đúng lúc người làm đã mệt sau cả năm và đang nóng lòng về quê. Nếu không chia việc rõ ràng, người chăm chỉ ôm hết phần nặng, người khéo né thì đứng quầy, và bữa tất niên sau đó có thể nặng nề hơn mọi khi.
Cách nhiều tiệm làm là chia theo khu: mỗi người nhận một khu kệ, tự dọn, tự đếm, tự ghi, rồi người khác đếm chéo một phần để kiểm. Chia như vậy vừa rõ trách nhiệm, vừa giúp chủ tiệm biết ai nắm hàng chắc tay. Việc khiêng vác nặng thì làm chung, không giao cho một người.
Nếu buổi dọn kho kéo dài ngoài giờ làm thường lệ, hãy tính công thêm hoặc cho nghỉ bù, và nói rõ từ trước. Theo pháp luật lao động, làm thêm giờ có quy định riêng về sự đồng ý của người lao động và cách trả lương; tiệm có thuê người nên hỏi kỹ quy định hiện hành. Một bữa cơm chung sau buổi dọn, dù đơn giản, cũng giúp mọi người thấy công sức của mình được nhìn thấy.
Đừng giao việc dọn kho cho người làm thời vụ mới vào chưa quen hàng. Họ có thể giúp bê vác, nhưng đếm và phân loại cần người hiểu hàng, nếu không số kiểm kê sẽ sai ngay từ đầu.
Về thực tế: an toàn khi dọn kho cuối năm
Dọn kho là lúc dễ xảy ra tai nạn nhất trong năm của tiệm nhỏ: trèo thang lấy hàng trên cao, khiêng thùng nặng, cắt dây buộc bằng dao. Dùng thang chắc chắn, có người giữ; không đứng lên thùng hàng hay ghế nhựa. Thùng nặng thì hai người khiêng, khuỵu gối chứ không cúi gập lưng.
Kho cuối năm thường chất hàng cao hơn mọi tháng. Đừng chất sát trần, sát bóng đèn hay ổ điện. Giữ lối đi đủ rộng để người đi lại và để thoát ra nhanh khi có sự cố. Bình chữa cháy để ở chỗ dễ lấy, không bị hàng che.
Hoá chất tẩy rửa dùng khi lau dọn không được trộn với nhau, mở cửa cho thông gió. Pin cũ, bóng đèn hỏng, hoá chất thừa không đổ vào thùng rác chung mà gom riêng.
Cuối cùng, đừng biến buổi dọn kho thành một việc nặng nề về tâm linh. Dọn sạch, đếm đúng, xếp gọn là đủ để tiệm bước vào mùa Tết nhẹ nhõm. Phần còn lại là việc của khách hàng và của chính hàng hoá bạn chọn bày.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao người buôn bán kiêng để hàng tồn sang năm mới?
Theo quan niệm dân gian, kho đầy hàng ế là điềm năm sau còn ế. Về thực tế, hàng nằm lâu là vốn bị chôn, càng để càng mất giá, nên xử lý trước Tết giúp tiệm có tiền và có chỗ cho hàng mới.
Có nên xả hết hàng tồn trước Tết không?
Không nên xả hết. Cần phân biệt hàng ế thật với hàng theo mùa hoặc hàng dự trữ cho đầu năm. Hàng theo mùa vẫn bán đúng giá vào mùa tới, xả đi chỉ làm mất lời của chính tiệm.
Kiểm kê hàng cuối năm nên làm vào lúc nào?
Nên làm vào đầu hoặc giữa tháng Chạp, trước khi hàng Tết về dồn dập và trước khi tiệm vào mùa bán bận nhất. Chọn ngày ít khách và có ít nhất hai người để một người đếm, một người ghi.
Hàng sắp hết hạn có nên bán giảm giá dịp Tết không?
Có thể bán nếu còn hạn và ghi rõ hạn cho khách biết. Hàng đã quá hạn thì không bán dù giảm giá bao nhiêu, vừa vì quy định với thực phẩm, mỹ phẩm, vừa để giữ tiếng tiệm.
Dọn kho cuối năm có cần làm lễ gì không?
Dọn kho là việc dọn dẹp và kiểm kê, không đòi hỏi nghi lễ nào. Nhiều gia đình có thói quen thắp hương sau khi dọn xong nhà cửa, đó là nếp riêng của từng nhà. Việc tẩy uế cửa hàng là chủ đề khác.
Giấy tờ cũ trong kho có được vứt hết khi dọn không?
Không. Hoá đơn, chứng từ, hợp đồng thuê, giấy phép, phiếu bảo hành cần giữ lại. Thời hạn lưu chứng từ kế toán do pháp luật quy định, nên hỏi người làm kế toán trước khi huỷ.